Datenschutzerklärung

Kurz gesagt: ELRpilot verarbeitet nur, was für Anmeldung und Antworten nötig ist. Alles läuft auf Servern in Deutschland. Es gibt kein Tracking, keine Werbung, keine Analyse-Cookies und keine Einbindung von Diensten wie Google. Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

1. Wer ist verantwortlich?

Für die Nutzung im Rahmen einer Lizenz (Anmeldung, Fragen, Fallprüfungen, Verlauf) ist Ihre Organisation die Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach ihren Weisungen. Ansprechpartner für Ihre Rechte ist daher zuerst Ihre Organisation bzw. deren Datenschutzbeauftragter.

Für den Betrieb dieser Website (Aufruf der Seiten, technische Sicherheit) und als Anbieter von ELRpilot:

Daniel Weis, ALBA Media (Einzelunternehmen)
Habsburgerstraße 25, 79104 Freiburg im Breisgau
Telefon: +49 160 99749371
E-Mail: daniel@alba-media.com

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch zwingend Ihre IP-Adresse und übliche Verbindungsdaten. Diese werden nur für die Dauer der Verbindung verarbeitet, um die Seite auszuliefern. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen werden nicht gespeichert. Zum Schutz vor Angriffen auf den Server-Zugang (SSH) speichert der Server IP-Adressen fehlgeschlagener Anmeldeversuche für kurze Zeit; das betrifft nicht die Nutzung der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb.

Schriften und alle sonstigen Bestandteile der Seite werden von unserem eigenen Server geladen. Es werden keine Inhalte von Dritten (z. B. Google Fonts, Analyse- oder Werbedienste) eingebunden.

3. Cookies

ELRpilot setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie, damit Sie nach der Anmeldung angemeldet bleiben (Sitzungskennung, gültig höchstens 30 Tage oder bis zur Abmeldung). Auf dem Server wird die Kennung nur als Prüfwert (Hash) gespeichert. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Andere Cookies, Tracking oder Profilbildung gibt es nicht.

4. Anmeldung

Zur Anmeldung geben Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse ein. Ist sie für eine Organisation mit Lizenz freigeschaltet, senden wir einen Einmal-Code an diese Adresse (gültig 10 Minuten). Der Code wird nur als Prüfwert gespeichert und nach einem Tag gelöscht. Ihre E-Mail-Adresse bleibt gespeichert, solange Ihr Zugang besteht.

Rechtsgrundlage: Vertrag Ihrer Organisation mit uns; für Ihre Organisation die für sie geltende Vorschrift (bei Gemeinden und Behörden Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg).

5. Fragen, Fallprüfungen und Verlauf

Ihre Fragen und Fallangaben werden zusammen mit den Antworten und Belegen im Verlauf Ihrer Organisation gespeichert, damit Sie und berechtigte Kolleginnen und Kollegen derselben Organisation die Auskunft nachvollziehen können. Andere Organisationen haben keinen Zugriff. Der Verlauf wird nach 365 Tagen automatisch gelöscht, sofern Ihre Organisation keine kürzere Frist vereinbart hat.

Bitte geben Sie keine Namen, Adressen oder sonstigen persönlichen Angaben von Antragstellern ein. ELRpilot benötigt diese Angaben nicht.

6. Einsatz von KI

Zur Formulierung der Antworten wird der Text Ihrer Frage bzw. Ihres Falls zusammen mit Auszügen aus den Quellen an ein KI-Sprachmodell übermittelt. Das Modell läuft beim IONOS AI Model Hub in Rechenzentren in Deutschland. Ihre E-Mail-Adresse und der Name Ihrer Organisation werden dabei nicht übermittelt. Nach Angabe von IONOS werden Eingaben und Ausgaben nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training verwendet.

ELRpilot trifft keine Entscheidungen (keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO). Über Förderanträge entscheiden ausschließlich die zuständigen Stellen. Hinweis nach der KI-Verordnung: Die Antworten werden von einer KI erstellt; jede Aussage ist mit einer Fundstelle belegt und vor einer Entscheidung zu prüfen.

7. Anonyme Auswertung zur Verbesserung

Zu jeder Anfrage wird eine anonyme Kurzfassung gespeichert: Monat, Art der Anfrage, Thema in wenigen Fachbegriffen, Förderschwerpunkt, Projektart, genutzte Quellen. Nicht gespeichert werden Nutzer, E-Mail-Adresse, Organisation, Ortsnamen, Beträge und der Wortlaut der Anfrage. Diese Kurzfassung lässt keinen Rückschluss auf Personen zu und ist daher keine Verarbeitung personenbezogener Daten (Erwägungsgrund 26 DSGVO).

8. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen ausschließlich Dienstleister mit Sitz und Verarbeitung in Deutschland ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Server (Standort Nürnberg), Datenbank, verschlüsselte Sicherungen
• STRATO GmbH, Berlin: Versand der Anmelde-Codes per E-Mail (E-Mail-Adressen und Codes werden nicht in Protokollen gespeichert)
• IONOS Cloud GmbH: KI-Sprachmodell (siehe Nr. 6)

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

9. Speicherdauer im Überblick

10. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Der Server ist nur für den Betreiber per Schlüssel zugänglich, durch eine Firewall geschützt und wird automatisch aktualisiert. Sicherungen werden verschlüsselt gespeichert.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Für Daten aus der Nutzung durch Ihre Organisation wenden Sie sich bitte an Ihre Organisation; wir unterstützen sie dabei und stellen ihr auf Anfrage eine vollständige Auskunft über alle zu Ihnen gespeicherten Daten zur Verfügung. Für den Betrieb der Website erreichen Sie uns unter daniel@alba-media.com.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

12. Pflicht zur Angabe

Ohne dienstliche E-Mail-Adresse ist eine Anmeldung nicht möglich. Alle weiteren Angaben in Fragen und Fällen sind freiwillig.

Impressum · Stand: Oktober 2026